Philumio schafft die Verbindung zwischen KI und Unternehmenswissen.
Wir erschließen die relevanten Wissensquellen Ihres Unternehmens, bereiten die Inhalte für die Nutzung durch künstliche Intelligenz auf und verbinden sie in einer datensouveränen Umgebung mit geeigneten KI-Modellen.
So wird aus verstreutem Unternehmenswissen eine nutzbare Grundlage für produktive Unternehmens-KI.
Philumio verbindet Wissen und KI
- Dokumente und Dateiablagen
- Verträge und Richtlinien
- Arbeitsanweisungen und Handbücher
- Fachanwendungen und Datenbanken
- Prozesse und Erfahrungswissen
- Wissen erschließen
- Inhalte strukturieren
- Relevanz und Aktualität berücksichtigen
- Zugriffsrechte steuern
- Daten sicher verarbeiten
- Quellen und Antworten prüfen
- Sprachmodelle
- Analyse- und Extraktionsmodelle
- Such- und Recherchemodelle
- spezialisierte Modelle
- Agentenmodelle
Damit KI im gesamten Unternehmen verlässlich Wert schafft, braucht es nicht nur ein leistungsfähiges KI-Modell – es braucht erschlossenes Unternehmenswissen, klare Regeln, angepasste Prozesse, eine saubere Integration in bestehende Systeme und eine dauerhafte Qualitätssicherung. Diese Bausteine greifen wie tragende Säulen ineinander: Jede für sich ist notwendig, erst gemeinsam tragen sie das Gewicht eines produktiven KI-Einsatzes. So entsteht eine tragfähige Unternehmens-KI-Architektur – die Brücke, die aus reinen KI-Modellen einen echten Werttreiber für das gesamte Unternehmen macht:
Die tragenden Säulen der Unternehmens-KI-Architektur
Modellinfrastruktur
Für jeden Anwendungsfall kommt das passende KI-Modell zum Einsatz – entscheidend ist die richtige Kombination, nicht ein einzelnes Modell.
Sprachmodelle, Embedding-Modelle für die Suche, Analyse- und Extraktionsmodelle oder Agentenmodelle bringen jeweils andere Stärken mit. Welches Modell zum Einsatz kommt, richtet sich nach Leistungsfähigkeit, Sicherheit, Geschwindigkeit und Wirtschaftlichkeit der jeweiligen Aufgabe.
Genauso wichtig ist, dass Modell und Datensouveränität zusammenpassen. Viele besonders leistungsstarke US-Modelle lassen sich nicht ohne Weiteres einsetzen – etwa weil Eingaben zum Training verwendet werden oder Daten ausschließlich auf Servern in den USA verarbeitet werden. Philumio wählt Modelle und Betriebsweise deshalb so, dass Ihre Daten geschützt bleiben – und bleibt anbieterunabhängig: Modelle lassen sich austauschen und weiterentwickeln, ohne dass die Architektur neu gebaut werden muss.
Unternehmenswissen
Alle relevanten Quellen – Dokumente, E-Mails, Verträge, Fachsysteme und Erfahrungswissen – werden erschlossen und KI-fähig aufbereitet.
In der Praxis liegt dieses Wissen in unterschiedlichen Formaten und Ständen vor – nicht jedes Dokument ist relevant, nicht jede Version gültig. Philumio identifiziert die richtigen Quellen, strukturiert die Inhalte, berücksichtigt bestehende Berechtigungen und hält alles aktuell. So entsteht eine gemeinsame, verlässliche Wissensbasis, auf die KI überhaupt erst sinnvoll zugreifen kann – nachvollziehbar bis zurück zur Originalquelle.
Governance & Security
Datenschutz, Zugriffsrechte und Compliance sind fest eingebaut – so bleiben Ihre Daten geschützt und in Ihrer Hoheit.
Produktiver KI-Einsatz braucht klare Regeln. Philumio stellt sicher, dass jede Nutzerin und jeder Nutzer nur das sieht, wofür eine Berechtigung besteht, und dass sensible Daten jederzeit geschützt bleiben. Datenschutzvorgaben wie die DSGVO und Ihre internen Richtlinien werden von Anfang an mitgedacht – nicht nachträglich aufgesetzt.
Die Lösung läuft dabei als weitgehend abgeschlossenes System: Unternehmensdaten bleiben innerhalb einer kontrollierten Umgebung, statt unkontrolliert an öffentliche Dienste abzufließen. So behalten Sie die Hoheit über Ihr Wissen – auch dann, wenn im Hintergrund leistungsfähige KI-Modelle arbeiten.
Angepasste Prozesse
Nicht nur ein Werkzeug obendrauf: Geschäftsprozesse werden an die Möglichkeiten von KI angepasst oder neu gedacht.
Konkret betrifft das Abläufe wie Rechnungsfreigabe, Angebots- und Auftragsbearbeitung, Vertragsprüfung, Bewerbungsverfahren oder Reklamationsbearbeitung. KI beschleunigt dabei nicht nur einzelne Schritte, sondern verändert häufig den Ablauf selbst.
Rechnungsfreigabe – bisher: Mitarbeitende öffnen jede Rechnung, gleichen sie manuell mit Bestellung und Vertrag ab, prüfen die Beträge und leiten sie zur Freigabe weiter.
Mit Philumio: Die KI liest die Rechnung aus, gleicht sie automatisch mit Bestellung und Vertrag ab, erkennt Abweichungen und bereitet die Freigabe vor – Mitarbeitende prüfen nur noch die markierten Fälle und entscheiden.
Integration & Workflows
Wissenshub und KI-Agenten werden in Ihre bestehenden Systeme eingebunden und einzelne Schritte zu durchgängigen Abläufen verknüpft – so wird KI Teil Ihrer Arbeitsumgebung statt eines weiteren, isoliert stehenden Werkzeugs.
Konkret bedeutet das die Anbindung an Ihre vorhandenen Systeme – etwa CRM, ERP, Dokumentenmanagement, Ticket- oder E-Mail-Systeme. Erst darüber können Wissenshub und KI-Agenten Vorgänge lesen, Daten übernehmen und Ergebnisse dort zurückschreiben, wo weitergearbeitet wird.
Beispiele: Eine Kundenanfrage aus dem CRM wird mit dem passenden Wissen beantwortet und direkt am Vorgang festgehalten; Rechnungsdaten wandern aus dem Posteingang automatisch ins ERP; ein Angebot wird aus den Stammdaten erzeugt und zur Freigabe weitergeleitet. Aus einzelnen Funktionen werden so durchgängige, teils automatisierte Abläufe – ohne Medienbrüche und ohne Wechsel zwischen unzähligen Tools.
Qualitätsmanagement & KVP
Quellenprüfung, Nachvollziehbarkeit und kontinuierliche Verbesserung sorgen für dauerhaft verlässliche Ergebnisse.
Vertrauen entsteht durch überprüfbare Ergebnisse. Philumio belegt Antworten mit ihren Quellen, macht Entscheidungen nachvollziehbar und misst die Qualität im laufenden Betrieb. Gerade beim Aufbau arbeiten Ihre Fachexpertinnen und -experten bzw. Wissensowner aktiv mit: Sie bringen ihr Fachwissen ein, prüfen die Antworten der KI und beurteilen die Qualität der Ergebnisse – so wird die Lösung von Beginn an auf Ihre fachlichen Maßstäbe kalibriert. Über einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess (KVP) werden Antworten, Prozesse und Wissensbasis anschließend fortlaufend nachjustiert – die Lösung wird mit der Zeit besser, statt zu veralten.
Zwei Anwendungsebenen – darauf ist Philumio spezialisiert
Auf dieser Architektur entstehen zwei Anwendungsebenen: der Wissenshub, der Unternehmenswissen zugänglich macht, sowie KI-Agenten, die auf derselben Grundlage Aufgaben und ganze Prozesse übernehmen. Genau darauf – die Entwicklung leistungsfähiger Wissenshubs und verlässlicher KI-Agenten – hat sich Philumio spezialisiert. Beide Ebenen stehen auf demselben Fundament aus den sechs Säulen der Unternehmens-KI-Architektur.
Er macht relevantes Unternehmenswissen zentral, intelligent und sicher zugänglich.
Sie automatisieren Abläufe auf derselben Wissens- und Qualitätsbasis.
Was Wissenshub & Agenten konkret leisten
1Der Philumio Wissenshub
Der Wissenshub macht das relevante Unternehmenswissen zentral, intelligent und sicher zugänglich. Mitarbeitende können über unterschiedliche Quellen hinweg nach Informationen suchen, konkrete Fragen stellen und nachvollziehbare Antworten auf Grundlage freigegebener Inhalte erhalten.
- Verträge, Richtlinien und Arbeitsanweisungen sind in Sekunden durchsuchbar.
- Informationen aus unterschiedlichen Quellen werden zusammengeführt.
- Dokumente lassen sich zusammenfassen und vergleichen.
- Fristen, Pflichten und Zuständigkeiten werden zuverlässig erkannt.
- Unternehmenswissen bleibt dauerhaft verfügbar.
Damit entsteht nicht nur ein Chat mit Dokumenten, sondern eine gemeinsame Wissensschicht für das gesamte Unternehmen.
2KI-Agenten
Auf derselben Wissens- und Qualitätsbasis arbeiten KI-Agenten. Sie greifen auf das relevante Unternehmenswissen zu, berücksichtigen interne Regeln und Berechtigungen und können mit bestehenden Systemen interagieren.
- Sie recherchieren Informationen und tragen sie zusammen.
- Sie prüfen Dokumente und Vorgänge.
- Sie extrahieren Daten und verarbeiten sie weiter.
- Sie übertragen Inhalte zwischen Systemen.
- Sie erstellen Entwürfe und Handlungsvorschläge.
- Sie holen erforderliche Freigaben ein.
- Sie bearbeiten definierte Routineprozesse eigenständig.
An festgelegten Kontrollpunkten oder bei außergewöhnlichen Sachverhalten wird der Vorgang an einen Menschen übergeben. Eindeutige, wiederkehrende Abläufe werden schrittweise bis hin zu verlässlichen End-to-End-Prozessen automatisiert.
Datensouveränität & Sicherheit
Bei der Nutzung von KI muss jederzeit transparent sein, wo Unternehmensdaten verarbeitet werden, wer darauf zugreifen kann und ob Informationen für andere Zwecke verwendet werden.
Philumio setzt deshalb auf klar definierte und datensouveräne Betriebsmodelle: auf Servern in Deutschland oder Europa, in dedizierten Kundenumgebungen oder On-Premise. So können leistungsfähige KI-Modelle genutzt werden, ohne Datenhoheit, Vertraulichkeit und Kontrolle aufzugeben.
- unklare oder nicht geprüfte Datenflüsse
- fehlende Einbindung bestehender Berechtigungen
- ungeprüfte Verarbeitung sensibler Informationen
- keine einheitliche Governance
- Abhängigkeit von der konkreten Konfiguration des Dienstes
- klar definierter Verarbeitungsort
- kontrollierte Datenflüsse
- rollenbasierte Berechtigungen
- verschlüsselte Übertragung und Speicherung
- keine unkontrollierte Nutzung der Daten zum Training fremder Modelle
- Betrieb in Deutschland, Europa oder On-Premise
¹ Nutzende können sich innerhalb oder außerhalb des Unternehmens befinden – z.B. im Büro, im Home-Office, mobil oder unterwegs. Der Zugriff erfolgt gesichert über den Browser.
² LLM steht für Large Language Model – ein KI-Sprachmodell, das Texte versteht und beantwortet (z.B. GPT von OpenAI). Im geschlossenen System wird ein lokal betriebenes LLM eingesetzt, das Ihr Unternehmen nie verlässt.
Datenschutz ist kein Add-on – er ist Teil der Architektur. Philumio entwickelt KI-Lösungen von Beginn an datensouverän und auf DSGVO-konforme Verarbeitung ausgerichtet. Das konkrete Betriebsmodell richtet sich nach Ihren Daten, Ihrem Schutzbedarf und Ihren organisatorischen Anforderungen.
Wie die Technik funktioniert
Wie funktioniert das?
Philumio verbindet geeignete KI-Modelle mit einer strukturierten Wissensbasis Ihres Unternehmens.
Bei einer Frage oder einem automatisierten Vorgang werden zunächst die relevanten und freigegebenen Informationen ermittelt. Die KI verarbeitet anschließend genau diesen Kontext und formuliert auf dieser Grundlage ihre Antwort oder führt den nächsten Arbeitsschritt aus.
Dieses Prinzip wird häufig als Retrieval-Augmented Generation, kurz RAG, bezeichnet. Das Sprachmodell muss dadurch nicht für jeden Kunden vollständig neu trainiert werden. Stattdessen erhält es gezielt die für die jeweilige Aufgabe erforderlichen Informationen – häufig über eine Vektordatenbank, die Inhalte nach ihrer Bedeutung auffindbar macht.
So entstehen unternehmensbezogene und nachvollziehbare Antworten auf Basis des tatsächlich freigegebenen Wissens.